PERENCANAAN PENGEMBANGAN SDM

June 13th, 2008

Pendahuluan

            Hasil kemajuan bidang teknologi informasi berdampak pada perubahan di berbagai bidang tanpa dimensi ruang dan waktu, bersifat lebih terbuka dan transparan , dari yang dulu bersifat lokal menjadi bersifat global. Hal tersebut juga berimbas pada perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi, sehingga perpustakaan dituntut untuk menyediakan sumber informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Disamping itu harus memberikan layanan yang berkualitas sehingga tercapai kepuasan pengguna jasa perpustakaan.

            Sumber daya manusia sebagai pelaku utama dalam kegiatan perpustakaan sekarang ini pada kondisi sebagian besar kurang peka terhadap kebutuhan pemakai, tidak tanggap terhadap kritik, masih berpola pada pekerjaan yang bersifat rutin, dan bersifat pasif. Padahal perpustakaan membutuhkan orang-orang yang profesional, yang mempunyai komitmen  untuk tanggap dengan kebutuhan pemakai, membuat hal-hal baru di perpustakaan, bersikap kreatif dan inovatif,  mempunyai semangat untuk mengembangan diri demi kemajuan perpustakaan.

            Oleh karena itu kompetensi dan profesionalisme tenaga perpustakaan perlu didongkrak sehingga dapat memanfaatkan perkembangan teknologi sebagai peluang dan tantangan untuk menciptakan bentuk - bentuk  layanan baru, meningkatkan layanan yang diharapkan pengguna, dan mengubah image tentang tenaga perpustakaan.

           

Peran SDM Perpustakaan  

            Tenaga perpustakaan menurut Depdiknas, (2004) sebaiknya terdiri dari pustakawan, asisten pustakawan, tenaga administrasi, dan tenaga fungsional lainnya sebagai berikut:

1.      Pustakawan dengan pendidikan paling rendah Sarjana (S1) dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi (pusdokinfo), atau S1 bidang lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan, dengan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan.

2.      Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo) dengan tugas melaksanakan tugas penunjang keprofesian dalam bidang perpustakaan.

3.      Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan  atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan  penunjang koprefesian seperti pranata komputer dan kearsipan.

4.      Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan, penjilidan, perlistrikan, grafika , dan lain-lain.

            Adanya pembagian SDM tersebut di atas diharapkan ada keserasian kerja antar petugas perpustakaan, saling mendukung dalam pencapaian tujuan perpustakaan dan tidak terjadi tumpangtindih dalam pembagian job description.

            Peran SDM perpustakaan sangat menentukan terwujudnya fungsi perpustakaan sebagai sumber belajar para civitas akademika dalam pencapaian tujuan pembelajaran, sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi, sebagai tempat untuk mendapatkan sumber-sumber primer dan sekunder untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan, dan membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh civitas akademika.

             Pengelolaan perpustakaan pada bagian pengembangan koleksi  memerlukan SDM yang bertugas mencari informasi judul-judul buku dan majalah melalui internet, sehingga  pekerjaannya lebih cepat diselesaikan dan lebih mudah dilakukan. Dapat juga melanggan jurnal secara online atau dalam bentuk CD-ROM.

             Pengolahan bahan pustaka  memerlukan SDM  yang mempunyai          tingkat analisis yang tinggi terhadap pengklasifikasian bahan pustaka, penentuan subyek , entri data dan pembuatan katalog sehingga bahan pustaka yang baru dapat dimanfaatkan oleh pengguna secara cepat dan mudah ditemukan di rak.

            Sedangkan di bagian pelayanan pengguna diperlukan SDM  yang bertindak cepat dan tepat dalam memberikan pelayanan, menyediakan sarana penelusuran  yang dapat mengakses informasi secara luas, misalnya penggunaan internet dan peminjaman koleksi antar perpustakaan yang dilakukan secara elektronis. SDM di bagian ini haruis berjiwa SMART , yang berarti Siap mengutamakan pelayanan, Menyenagkan dan menarik, Antusias/bangga pada profesi, Ramah dan menghargai pengguna jasa, dan Tabah di tengah kesulitan. (F. Rahayuningsih, 2006).

            Pengembangan teknologi informasi yang cepat memungkinkan SDM untuk melakukan penyimpanan dan pendayagunaan informasi dan pengetahuan yang lebih menarik, interaktif, dan mudah dipahami melalui visualisasi multimedia yang berupa teks, suara, gambar, dan animasi/film. Melalui visualisasi multimedia ini akan mengubah paradigma belajar dari hanya melihat dan membaca menjadi paradigma belajar  dengan membaca, melihat, mendengar, mengamati, dan mengerjakan (learning by seeing, reading, hearing, observing, and doing). (Kudang B. Seminar: 2004).  

 

Kompetensi dan Profesionalisme

            Secara umum definisi kompetensi adalah: “… Karakteristik   dasar yang terdiri dari kemampuan (skill), pengetahuan (knowledge) serta atribut personal (personal attributes) lainnya yang mampu membedakan seseorang yang perform  dan tidak perform.” Artinya,  sistem kompetensi ini berusaha mengeksplorasikan lebih jauh suatu posisi, untuk menjawab satu pertanyaan pokok tentang apa saja pengetahuan, ketrampilan atau perilaku utama yang diperlukan untuk berhasil dalam suatu posisi tertentu?” (Anthony Dio Martin dalam Budi W. Soetjipto: 2003). Kompetensi merupakan hal yang sangat penting, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. SDM yang memiliki kompetensi tinggi dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik, tepat waktu, dan tepat sasaran,.  (Depdikbud, 2004). Sedangkan profesionalisme adalah kemampuan untuk mengerjakan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan tuntutan penyelesaian suatu tugas (kualitas, efisiensi, efektivitas, dan waktu). (F. Rahayuningsih: 2006).

            Kompetensi yang dirumuskan oleh US Special Library Associations dengan beberapa perubahan yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:

1. Kompetensi professional, yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawan dalam hal;

  1. Memiliki pengetahuan tentang isi sumber-sumber informasi, termasuk kemampuan untuk mengevaluasi dan mneyaring sumber-sumber tersebut secara kritis,
  2. Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi,
  3. Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik, mudah diakses, dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan dengan aturan strategis perguruan tingginya,
  4. Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan,
  5. Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi, layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna,
  6. Mengetahui dan mampu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan, pengorganisasian, dan penyebaran informasi,
  7. Mengetahui dan mampu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tinggi,
  8. Mengembangkan produk-produk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu,
  9. Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah manajemen informasi,
  10. Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan.

2. Kompetensi individu yang menggambarkan satu kesatuan dalam hal:

  1. Memiliki komitmen untuk memberikan layanan yang terbaik,
  2. Mampu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan
  3. Berpandangan luas,
  4. Mampu mencari mitra kerja,
  5. Mampu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai dan dipercaya,
  6. Memiliki ketrampilan berkomunikasi yang efektif,
  7. Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja,
  8. Memiliki sifat kepemimpinan,
  9. Mampu merencanakan, memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal ayng kritis,
  10. Memiliki sifat positif dan fleksibel dalam menghadapi perubahan.

 

            Dengan masuknya teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan, maka kompetensi yang harus dimiliki pustakawan  masa depan sekurang-kurangnya adalah sebagai berikut:

  1. Kemampuan dalam penggunaan computer (computer literacy)
  2. Kemampuan dalam menguasai basisdata (databases)
  3. Kemampuan dala penguasaan perlatan teknologi informasi (tools and technology skill)
  4. Kemampuan dalam penguasaan teknologi jaringan (computer networks)
  5. Kemampuan dalam penguasaan intranet dan internet

 

Pendidikan dan Pelatihan

            Untuk mencapai kompetensi dan tingkat profesionalisme yang tinggi dapat diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan merupakan kegiatan yang terprogram untuk meningkatkan ketrampilan, pengetahuan, dan keahlian seseorang yang berkaitan dengan tugasnya. Sedangkan pelatihan lebih menekankan pada penguasaan hal-hal yang bersifat praktis/terapan. (Lasa Hs: 2005).

             Pada dasarnya pelatihan dan pendidikan dimaksudkan untuk memperbaiki  efektivitas dan efisiensi kerja dalam melaksanakan dan mencapai sasaran program-program kerja yang telah ditetapkan.

 

            Skema pendidikan vs. pelatihan menurut Robert L. Mathis sebagai berikut:

 

                                                Pendidikan                                                       Pelatihan

       
 

Memahami konsep dan konteks; membentuk penialain; mengembangkan kapasitas dalam penugasan

 

 

Mempelajari tingkah laku dan tindakan yang spesifik; menampilkan teknik-teknik dan proses-proses

 

 

 


Fokus   :                                  

 

 

 

 

 

Periode lebih pendek

 

 

 

Periode lebih panjang

 

 

Jangka waktu :

 

 

Memenuhi kualifikasi selalu tersedia setiap dibutuhkan; promosi dimungkinkan; SDM yang kompetitif

 

Penilaian kinerja; tes kelulusan; sertifikasi

 

 

           

Pengukuran efektivitas :

                                                               

            Kesempatan yang diberikan pada petugas perpustakaan dalam pendidikan dan pelatihan dapat berupa:

  • Studi lanjut ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi, S1/S2 bidang perpustakaan,
  • Pelatihan pengelolaan perpustakaan,
  • Mengikuti seminar yang berhubungan dengan perpustakaan,
  • Pengembangan diri, misalnya pelatihan bahas Inggris, Kepemimpinan, dan pelatihan komunikasi,
  • Melakukan studi banding ke perpustakaan yang lebih maju,
  • Menjadi narasumber,  pada berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh perpustakaan,

            Sedangkan kesempatan yang diberikan berkaitan dengan Perkembangan teknologi informasi, antara lain:

  • Pelatihan komputer,
  • Mengikuti seminar/lokakarya/pelatihan  yang berkaitan dengan jaringan kompute, hardware, software maupun brainware,
  • Setiap petugas diharapkan mampu memanfaatkan komputer pada bidang tugasnya dan dapat menggunakan internet sebagai media komunikasi antar perpustakaan sehingga dapat sharing tentang perkembangan perpustakaan, baik dalam hal pengembangan koleksi, pemgolahan bahan pustaka maupun dalam melayani pengguna perpustakaan. (F. Rahayuningsih, 2006).

 

Penutup

            Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak dalam pengelolaan perustakaan., adanya tuntutan kualitas layanan, lebih mengefektifkan tenaga, kebutuhan efisiensi waktu, ragam informasi yang dikelola dan kebutuhan kecepatan layanan sehingga diperlukan kompetensi dan profesionalisme petugas perpustakaan yang tinggi.             Untuk mewujudkan hal tersebut di atas perlu diadakan berbagai pelatihan dan pendidikan yang berkesinambungan dan yang paling penting adalah komitmen dari pengambil kebijakan agar program tersebut tetap terealisasi sehingga dapat meningkatkan citra pustakawan dan mampu berkompetensi dengan prosfesi lain.

            “We provide information to provide knowledge”

 

Daftar Pustaka

 

 

—————-. Standard kompetensi TI bagi pustakawan. Jurnal Pustakawan Indonesia, Vol.             4, (1) Agusus 2004: 32-33.

 

Dwiyanto, Arif Rifai . Peningkatan manfaat koleksi perpustakaan melalui perpustakaan   digital. Jurnal Pustakawan Indonesia, Vol. 4 (2), Desember 2004: p. 7-10

 

Indonesia. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional RI.             Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. Jakarta: Depdiknas, 2004.

 

Lasa Hs. Manajemen perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media, 2005

 

Martoyo, Susilo. Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta: BPFE, 1996.

 

Rahayuningsih, F. Profesionalisme pustakawan dalam menghadapi tuntutan kemajuan     teknologi. Info Persada, Vol. 4 (1) Februari 2006: p. 2-8.

 

Seminar, Kudang B.  Manajemen layana perpustakaan dengan dokumen multimedia. Jurnal       Pustakawan Indonesia, Vol. 4 (1), Agustus 2004: p.12-21.

 

Soetjipto, Budi W. dkk.  Paradigma baru manajemen sumber daya manusia (artikel-artikel        pilihan). Yogyakarta: Amara Books, 2003.

.

 

 

BUDAYA ORGANISASI DALAM MENGHADAPI PERUBAHAN LINGKUNGAN

June 13th, 2008

Pendahuluan

            Budaya yang kuat merupakan kunci kesuksesan sebuah organisasi. Budaya organisasi mengandung nilai-nilai yang harus dipahami, dijiwai, dan dipraktikkan bersama oleh semua individu/kelompok yang terlibat didalamnya. Budaya organisasi yang berfungsi secara baik mampu untuk mengatasi  permasalahan adaptasi eksternal dan integrasi internal. (Dharma, 2004).

            Perubahan di lingkungan eksternal organisasi, antara lain perubahan situasi politik, ekonomi, sosial serta lingkungan dalam persaingan yang sangat ketat. Perubahan situasi internal organisasi meliputi visi, misi, strategi, struktur organisasi, dan  teknologi. Organisasi harus mengetahui bagian-bagian organisasi yang harus diubah agar tetap dapat bertahan dalam lingkungan yang terus berubah, seperti Weick yang menerapkan teori survival of the fittest Darwin’s ke organisasi.

            Pettigrew dalam Dharma, 2004 menyarankan agar mempertimbangkan beberapa masalah sebelum menetapkan rencana perubahan, antara lain budaya organisasi perlu diubah. Apakah perlu perubahan sampai tingkat asumsi dasar atau kepercayaan anggota mengenai cara organisasi menghadapi lingkungan eksternalnya ? Organisasi harus mempertimbangkan pandangan anggota terhadap situasi internal organisasi. Para stakeholder perlu dilibatkan dalam penyelesaian permasalahan.

            Dalam kenyataannya seringkali visi dan misi dalam organisasi hanya sebagai slogan saja. Orang yang terlibat didalamnya belum memberikan makna yang sebenarnya dari visi, misi tersebut sehingga tidak terbentuk nilai-nilai, prinsip dasar dan aturan yang dapat mengarahkan perilaku kearah tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Terjadi kelambanan dalam perubahan perilaku yang mendukung keberadaan, pertumbuhan, dan perkembangan organisasi.

 

Arti Penting dan Peranan Budaya Organisasi

            Pemahaman budaya organisasi sebagai kesepakatan bersama mengenai nilai-nilai yang mengikat semua individu dalam sebuah organisasi seharusnya nementukan batas-batas normatif perilaku angoota organisasi.

            Secara spesifik, peranan budaya organisasi adalah membantu menciptakan rasa memiliki terhadap organisasi, menciptakan jatidiri anggota organisasi, menciptakan keterikatan emosional antara organisasi dan karyawan yang terlibat di dalamnya, membantu menciptakan stabilitas organisasi sebagai sistem sosial dan menemukan pola pedoman perilaku sebagai hasil dari norma-norma kebiasaan yang terbentuk dalam keseharian. Dengan demikian budaya organisasi berpengaruh kuat terhadap perilaku para anggotanya.

Sepuluh karakteristik yang menggambarkan esensi budaya organisasi, menurut Dharma, 2004: 1) Identitas anggota, dimana karyawan lebihmengidentifikasi organisasi secara menyeluruh; 2) penekanaan kelompok, dimana aktivitas tugas lebih diorganisir untuk seluruh kelompok dari pada individu; 3) Fokus orang, dimana keputusan manajemen memperhatikan dampak luaran yang dihasilkan oleh karyawan dalam organisasi; 4) penyatuan unit, dimana unit-unit dalam organisasi didorong agar berfungsi dengan cara yang terkoordinasi atau bebas; 5) pengendalian, dimana peraturan, regulasi dan pengendalian langsung digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan karyawan; 6) toleransi resiko, dimana pekerja didorong untuk agresif, kreatif, inovatif dan mau mengambil resiko; 7) kriteria ganjaran, dimana ganjaran seperti peringatan, pembayaran dan promosi lebih dialokasikan menurut kinerja karyawan dari pada senioritas, favoritisme atau faktor non-kinerja lainnya; 8) toleransi konflik, dimana karyawan didorong dan diarahkan untuk menunjukkan konflik dan kritik secara terbuka; 9) orientasi sarana tujuan, dimana manajemen lebih terfokus pada hasil atau luaran dari pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai luaran tersebut; 10) fokus pada sistem terbuka, dimana organisasi memonitor dan merespons perubahan dalam lingkungan eksternal.

            Gambaran karateristik tersebut akan memberikan gambaran mengenai budaya yang dianut. Gambaran ini menjadi landasan untuk menyamakan pemahaman bahwa anggota organisasi merasa memiliki organisasinya dan mendorong anggota organisasi agar berperilaku sesuai dengan nilai-nilai dan norma yang dianut organisasi.

           

Tingkatan budaya organisasi

            Pada tingkatan teratas, budaya organisasi akan terwujud sebagai fenomena yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan ketika seseorang/individu berinteraksi dengan suatu organisasi. Dalam hal ini budaya organisasi relatof lebih mudah diidentifikasi dan didefinisikan. Lewis (1992) seperti dikutip Jalal, 2000 mengelompokkan budaya organisasi pada empat tingkatan:

1)      Simbol-simbol, terdiri dari logo, slogan, upacara-upacara, cerita-cerita yang sering disampaikan orang-orang dalam organisasi tersebut, cara kerja sehari-hari, pemegang kekuasaan dan kriteria yang dipakai untuk menyingkirkan, mengangkat, dan menghargai anggotanya.

2)      Proses, merupakan metode organisasi untuk melaksanakan tugasnya, seperti, jalur pertanggungjawaban, desain pekerjaan, strategi manajemen dalam mengambil keputusan, jalur komunikasi resmi, dan peraturan-peraturan tentang pertemuan.

3)      Format, merupakan benda-benda yang bisa langsung diobservasi, seperti desain bangunan, tata letak ruang, furnitur, dokumen-dokumen resmi,  dan pidato-pidato.

4)      Perilaku, merupakan manifes simbol-simbol, proses dan format yang ada di organisasi. Dengan demikian ada kemungkinan perilaku yang tidak ada kaitannya dengan budaya organisasi.

Sedangkan nilai-nilai utama dari budaya organisasi terdiri dari kepercayaan (beliefs) dan nilai-nilai (values). Kepercayaan merupakan asumsi yang dipercayai sebagai anggota organisasi, tentang peran organisasi itu sendiri dalam lingkungannya, dan peran anggota organisasi dalam organisasi. Sementara Rokeach dalam Lewis (1968) menyatakan nilai-nilai (values) merupakan kepercayaan anggota organisasi tentang hal-hal yang sangat bernilai untuk dimiliki atau dilakukan, atau perilaku yang harus dilakukan, atau tidak dilakukan, atau hal-hal yang perlu dicapai atau tidak dicapai. Bagan: Budaya Organisasi (Lewis, 1992 dalam Jalal, 2000), sebagai berikut:

Budaya sebagai alat kontrol

            Bisa dikatakan bahwa organisasi tidak akan bias berjalan denganbaik jika organisasi tersebut tidak mempunyai sistem pengendalian yang memadai. Tanpa system pengendalian yang memadai, aktivitas-aktivitas organisasi berjalan sendiri-sendiri tanpa ada yang mengarahkan dan mengkoordinasikannya. Dengan demikian juga efisiensi dan efektivitas organisasi sangat bergantung pada berfungsi tidaknya sistempengendalian tersebut. Pengertian sistem pengendalian Legare, 1998 dalam Sobirin, 2007 adalah pengetahuan yang menyatakan bahwa seseorang yang mengetahui dan peduli, mau memberi perhatian terhadap apa yang kita kerjakan dan mau memberitahukannya manakala terjadi penyimpangan.

            Model pengendalian seperti ini menggunakan asumsi bahwa sistem pengendalian bisa berjalan dengan baik jika orang yang dimonitor menyadari bahwa pimpinannya atau siapa saja yang berwenang memberi perhatian terhadap apa yang dikerjakan bawahannya dan atasan akan melakukan teguran manakala terjadi penyimpangan terhadap yang dilakukan bawahannya. Dala praktik, sistempengendalian formal biasanya didesain untuk mengukur kinerja berupa outcome atau perilaku orang-orang yang terlibat dalam proses aktivitas.  

Didalam budaya organisasi yang baik hendaknya diterapkan sistem pengendalian yang biasa disebut social control system. Sistem pengendalian ini tidak  terlalu banyak melibatkan orang lain untuk memonitor apa saja yang dilakukan oleh seseorang tetapi yang terlibat langsung dalam pengendalian adalah orang yang bersangkutan melalui komitmen dan kesepakatan dengan orang-orang sekitar berkaitan dengan sikap danperilaku yang dianggap memadai. Disinilah budaya organisasi memainkan perannya dalam menciptakan social control system.

           

Peran pemimpin dalam budaya organisasi

            Ada kelompok yang beranggapan bahwa budaya organisasi merupakan variabel yang perlu di-manage. Dalam hal ini budaya organisasi dapat dapat diubah, walaupun harus disadari bahwa perubahan budaya bukan pekerjaan yang mudah untuk dilakukan. (Dharma, 2004).  Peran pimpinan dalam organisasi memantau sejauh mana budaya organisasi masih dapat berfungsi atau perlu dilakukan perubahan. Upaya ini penting untuk dilakukan karena tujuan membangun budaya organisasi bukan sekedar membedakan budayanya dengan budaya organisasi lain, juga bukan sekedar budaya yang dimiliki lemah atau kuat, tetapi lebih bertujuan agar dengan budaya yang dimiliki mampu membawa organisasi pada kinerja yang lebih baik. Oleh sebab itu manakala budaya organisasi tidak berfungsi dengan baik maka pihak manajemen harus segera turun tangan untuk mengatasi persoalan tersebut.

            Pimpinan dituntut kemampuannya untuk menerjemahkan perubahan dalam lingkungan eksternal maupun lingkungan internal organisasi, menjadi nilai-nilai utama bagi anggotanya. Upaya ini dapat dilakukan melalui artefak organisasi seperti sistem-sistem SDM dan oprasional, struktur organisasi, bahkan desain bangunan dan tata ruang kantor (Jalal, 2000). Proses perubahan ini akan sukses apabila pimpinan mampu melakukan perubahan secara terencana, sehingga semua anggota mendapatkan kesempatan yang seluas-luasnya untuk beradaptasi dengan perubahan.

Sementara itu Thusman dan O’Reilly dalam Dharma, 2004 mengajukan enam langkah dalam menelaah secara terus menerus budaya sebuah organisasi:

1)      Lakukan identifikasi terhadap tantangan strategi untuk masa yang akan datang. Langkah ini dimaksudkan untuk memproyeksikan di masa depan yang seharusnya diterapkan oleh sebuah organisasi. Strategi di masa depan boleh jadi berbeda dengan strategi yang diterapkan sekarang karena lingkungan eksternal yang selalu berubah.

2)      Kaitkan strategi untuk menghadapi tantangan masa datang tersebut dengan tugas-tugas pokok yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan tugas-tugas penting yang harus dijalankan demi suksesnya strategi tersebut.

3)      Lakukan identifikasi terhadap norma dan tata nilai yang diyakini dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas pokok diatas. Tugas-tugas penting pada point 2 boleh jadi menuntut perubahan norma perilaku dan tata nilai baru. Oleh karena itu pada tahap ini perlu ditegaskan norma perilaku dan tat nilai baru seperti apa yang diperlukan di masa datang.

4)      Lakukan diagnosis terhadap norma-norma organisasi yang mencerminkan budaya berjalan. Diagnosis terhadap norma perilaku dan tata nilai berjalan dimaksudkan untuk mengetahui secara pasti apakah norma perilaku dan tata nilai masih cocok untuk kondisi masa datang.

5)      Lakukan identifikasi apakah terjadi kesenjangan antara norma yang dibutuhkan dengan norma  berjalan. Boleh jadi norma perilaku dan tata nilai berjalan tidak lagi cocok untuk masa datang. Oleh karena itu tahapan ini dimaksudkan untuk meminimalisasi sejauh mungkin kesenjangan antara budaya berjalan dengan budaya yang diperlukan untuk masa datang.

6)      Putuskan untuk melakukan tindakan untuk menutup kesenjangan tersebut. Langkah terakhir adalah mengidentifikasi sebab-sebab terjadinya kesenjangan antara budaya berjalan dan budaya di masa datang sehingga perusahaan bisa melakukan tindakan antisipatif dan korektif.

            Penelaahan budaya suatu organisasi ini perlu dilakukan oleh pimpinan secara periodikal karena lingkungan selalu berubah, yang diartikan pula bahwa budaya organisasi dalam batas-batas tertentu harus bisa menyesuaikan diri. Penelaahan ini tentu saja melibatkan semua yang terlibat dalam  organisasi (stakeholder).

            Proses kreasi dan manajemen budaya secara dinamis merupakan esensi kepemimpinan dan pada gilirannya merupakan bukti nyata bahwa kepemimpinan dan budaya merupakan dua sisi dari satu mata uang. Budaya bermula dari pemimpin yang nenanamkan nilai-nilai dan asumsi yang dianut ke dalam kelompoknya. Jika suatu organisasi sukses dan asumsi-asumsi yang dibuat dapat diterima oleh anggotanya, maka organisasi  tersebut memiliki budaya yang dapat diperkenalkan kepada anggota baru mengenai bentuk kepemimpinan yang dapat diterima.

           

 

 

Penutup

Perubahan budaya organisasi tidak bisa dilakukan secara serampangan. Ada hal-hal penting  yang harus dipertimbangkan, agar proses perubahan tersebut berjalan sesuai rencana. Pimpinan dituntut kemampuannya untuk menerjemahkan perubahan dalam lingkungan eksternal maupun lingkungan internal organisasi, menjadi nilai-nilai utama bagi anggotanya.

            Penelaahan budaya suatu organisasi ini perlu dilakukan oleh pimpinan secara periodikal karena lingkungan selalu berubah, yang diartikan pula bahwa budaya organisasi dalam batas-batas tertentu harus bisa menyesuaikan diri. Penelaahan ini tentu saja melibatkan semua yang terlibat dalam  organisasi (stakeholder).

            Keterlibatan dalam membangun dan mengembangan organisasi, merumuskan nilai-nilai dan sistem sebagai basis budaya yang kuat, serta merumuskan arah jangka panjang organisasi.

           

 

Daftar Pustaka

 

Dharma, Surya dan Haedar Akib. (2004). Budaya organisasi kreatif: mencermati budaya

organisasi sebagai faktor determinan kreativitas. Usahawan, Vol. 33 (03) Maret:

22-28.

 

Griffin. Communication theory.

 

Jalal, Octa Melia. (2000). Budaya organisasi sebagai konsep strategi perubahan.

Manajemen, Juli: 26-28.

 

Munandar, A.S. (2002). Antara budaya organisasi, budaya ligkungan, dan

produktivitas. Manajemen, Februari: 48-50.

 

Sobirin, Achmad. (2007). Budaya organisasi: pengertian, makna dan aplikasinya dalam

kehidupan organisasi. Yogyakarta: STI YKPN.

ETIKA PROFESI PUSTAKAWAN BERKAITAN DENGAN HAK CIPTA

June 13th, 2008

PENDAHULUAN

             Perkembangan teknologi informasi membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk sektor pendidikan salah satunya di  kalangan pendidikan perguruan tinggi. Keberadaan perpustakaan sebagai penyedia, pengolah kemudian mendistribusikan  informasi harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan  baru dengan berkembangannya teknologi informasi yang sangat pesat agar tidak ditinggalkan oleh pemustaka. Sementara untuk menyediakan buku-buku yang dibutuhkan oleh pemustaka masih jauh dari harapan. Jumlah judul dan eksemplar buku yang masih  terbatas dan kondisi fisik buku yang memprihatinkan. Hasil-hasil penelitian belum dimanfaatkan secara optimal karena permasalahan yang berkaitan denga hak cipta.

            Kondisi tersebut merupakan tantangan bagi pustakawan dalam memenuhi kewajibannya sebagai profesi yang berhubungan dengan tugas informasi. Dalam menjalankan sebuah profesi sebagai pustakawan diharapkan memahami tugas untuk memenuhi standar etika baik dalam hubungannya dengan perpustakaan  sebagai lembaga tempat bekerja, terhadap pemustaka sebagai masyarakat yang dilayani, rekan pustakawan, antar profesi dan masyarakat pada umumnya.

            Dalam memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka, pustakawan dihadapkan pada permasalahan, yang pertama berhubungan dengan hak cipta (copyright) dan kedua harus  tetap memelihara sikap ilmiah agar pemustaka tidak melakukan perbuatan yang mengarah pada “intellectual crime”, yaitu perbuatan yang menyimpang dari rambu-rambu ilmiah, misalnya plagiat.

 

Etika Pustakawan

            Etika merupakan salah satu cabang dari ilmu filsafat praktis yang merupakan suatu pemikiran kritis dan mendasar tentang ajaran-ajaran dan pandangan-pandangan moral. Etika dibagai menjadi dua kelompok  yaitu etika umum dan etika khusus. Masalah dasar etika khusus adalah bagaimana seseorang harus bertindak dalam bidang tertentu, dan bidang tersbut perlu ditata agar mampu menunjang pencapaian kebaikan hidup  manusia.  Etika khusus dibagi menjadi dua yaitu etika individual dan etika sosial, yang keduanya berhubungan dengan tingkah laku manusia sebagai warga masyarakat. Etika individual membahas kewajiban manusia terhadap diri sendiri dalam kaitannya dengan kedudukan manusia sebagai warga masyarakat. Sedangkan etika sosial menyangkut hubungan antar manusia baik hubungan yang bersifat langsung maupun dalam bentuk kelembagaan.  Contoh etika sosial antara lain, etika profesi , etika politik, etika bisnis, etika lingkungan hidup, dan sebagainya. Etika sosial berfungsi membuat manusia menjadi sadar akan tanggungjawabnya sebagai manusia dalam kehidupannya sebagai anggota masyarakat, menurut semua dimensinya (Abbas-Hamami M.). Etika sosial yang hanya berlaku bagi kelompok profesi tertentu disebut kode etik (Sulistio-Basuki)

            Pustakawan mempunyai organisasi yang disebut Ikatan Pustakawan Indonesia, disingkat IPI yang merupakan sebuah organisasi profesi. Pustakawan mempunyai tugas dan tanggungjawab kepada  ilmu dan profesi yang disandang  dalam hubungannya dengan perpustakaan sebagai suatu lembaga, pemustaka, rekan pustakawan, antar profesi dan masyarakat pada umumnya. Untuk membina dan membentuk karakter pustakawan; mengawasi tingkah laku pustakawan dan sarana kontrol sosial; mencegah timbulnya kesalahpahaman dan konflik antar sesama anggota dan antara anggota dengan masyarakat; menumbuhkan kepercayaan masyarakat pada perpustakaan dan mengangkat citra pustakawan maka disusun Kode Etik Pustakawan

            Sebagai panduan perilaku dan kinerja dalam melaksanakan tugasnya di bidang kepustakawanan  diatur secara tertulis dalam kode etik Pustakawan Indonesia, yaitu

pada pasal 3 tentang sikap dasar yang harus dimiliki pustakawan adalah

a)      Berupaya melaksanakan tugas sesuai dengan  harapan masyarakat pada umumnya dan kebutuhan pengguna perpustakaan pada khususnya;

b)      Berupaya mempertahankan keunggulan kompetensi setinggi mungkin dan berkewajiban mengikuti perkembangan;

c)      Berupaya membedakan antara pandangan atau sikap hidup pribadi dan tugas profesi;

d)      Menjamin bahwa tindakan dan keputusannya, berdasarkan pertimbangan professional;

e)      Tidak menyalah gunakan posisinya dengan mengambil keuntungan kecuali atas jasa profesi;

f)        Bersifat sopan dan bijaksana dalam melayani masyarakat, baik dalam ucapan maupun perbuatan.

            Dalam hubungannya dengan pemustaka pustakawan harus mempunyai sikap antara lain:

(1)Pustakawan menjunjung tinggi hak perorangan atas informasi. Pustakawan menyediakan akses tak terbatas, adil tanpa memandang ras, agama, status sosial, ekonomi, politik, gender, kecuali ditentukan oleh peraturan perundang-undangan; (2) pustakawan tidak bertanggung jawab atas konsekuensi penggunaan informasi yang diperoleh dari perpustakaan; (3) pustakawan berkewajiban melindungi hak privasi pengguna dan kerahasiaan menyangkut informasi yang dicari; (4) pustakawan mengakui dan menghormati hak milik intelektual

            Kode etik di atas  merupakan sistem norma, nilai dan aturan tertulis yang secara tegas menyatakan apa yang benar dan baik dan apa yang tidak benar dan tidak baik  bagi profesi pustakawan. Adanya kode etik akan melindungi perbuatan yang tidak profesional oleh penyandang sebuah profesi. 

 

Hak Cipta di Indonesia

            Kalau melihat sejarahnya  hak cipta bukanlah merupakan hal yang baru dalam perkembangan sistem perlindungan HAKI di Indonesia. Undang-Undang tentang Hak Cipta telah ada sejak pemerintahan kolonial Belanda, yaitu pada tahun 1912. Kemudian pada masa pemerintah nasional, telah diundangkan Undang-Undang No. 6 tahun 1982 tentang Hak Cipta, yang dirubah dengan Undang-undang No. 7 tahun 1987, kemudian dilakukan revisi dengan disahkannya UU No. 12 tahun 1997, di tahun 2002 dirubah kembali sehingga muncul  UU No. 19 tahun 2002.

            Indonesia adalah Negara yang memiliki keanekaragaman etnik./suku bangsa dan budaya serta kekayaan di bidang ilmu, seni dan sastra yang dalam pengembangannya memerlukan perlindungan Hak Cipta terhadap kekayaan intelektual yang lahir dari keanekaragaman tersebut. Disamping itu perkembangan di bidang  teknologi,  perdagangan, industri, dan investasi yang pesat sehingga memerlukan peningkatan perlindungan bagi pencipta dan pemilik hak terkait dengan tetap memperhatikan kepentingan masyarakat umum

            Perlindungan hak cipta diperlukan untuk mencegah peniruan dan penyebarluasan tanpa hak oleh pihak lain. Disamping itu hak cipta juga pengakuan terhadap status authorship yang mampu mengangkat nilai dari suatu karya sehingga dapat meningkatkan daya kompetisi atas  suatu karya.

             Berdasarkan ketentuan Undang-undang, hak cipta memberikan perlindungan yang luas terhadap hak-hak pencipta, yaitu hak ekonomi yang meliputi: hak untuk mereproduksi karyanya, hak untuk mendistribusikannya,  hak untuk menampilkan karyanya didepan publik. Sedangkan hak secara moral meliputi: hak untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menggugat yang tanpa persetujuannya telah meniadakan nama pencipta, mencantumkan nama pencipta, ataupun mengubah isi ciptaan.

 

Pengertian

            Hak Cipta adalah hak ekslusif bagi pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaannya atau memberikan izin untuk dengan tidak mengurangi pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. (pasal 1 ayat 1 UUHC 2002).

Yang dimaksud dengan hak eksklusif adalah hak yang semata-mata diperuntukkan bagi pemegangnya sehingga tidak ada pihak lain yang boleh memanfaatkan  hak tersebut tanpa izin pemegangnya. Pengertian “mengumumkan atau memperbanyak”, termasuk kegiatan menerjemahkan, menambah jumlah suatu ciptaan,   mengaransemen, mengalihwujudkan, menjual, mengedarkan, mengimpor, memamerkan, mempertunjukkan kepada publik, menyiarkan, merekam, dan mengomunikasikan ciptaan kepada publik melalui sarana apapun termasuk media internet.

 

Ruang lingkup perlindungan hak cipta

            Ciptaan yang dilindungi dengan hak cipta adalah ciptaan dalam bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra, yang melipu karya: buku, program komputer, pamlet, perwajahan (lay out), karya tulis yang diterbitkan, dan semua hasil karya tulis lain; ceramah, kuliah, pidato dan ciptaan lain yang sejenis dengan itu; alat peraga yang dibuat untuk kepentingan pendidikan dan ilmu pengetahuan; lagu atau musik dengan atau tanpa teks; drama atau drama musikal, tari, koreografi, pewayangan, dan pantomime; seni rupa dalam segala bentuk seperti seni lukis, gambar, seni ukur, seni kaligrafi, seni pahat, seni patung, kolase, dan seni terapan; arsitektur; peta; seni batik; fotografi; terjemahan, tafsir, saduran, bunga rampai, database, dan karya lain dari hasil pengalihwujudan. (pasal 12 UUHC 2002).

            Hasil cipta atas hasil kebudayaan rakyat atau atas ciptaan yang tidak diketahui penciptanya dipegang oleh Negara. Negara memegang hak cipta atas karya peninggalan prasejarah, sejarah, dan benda budaya nasional lainnya; dan Negara memegang hak cipta atas hasil kebudayaan rakyat yang menjadi milik bersama seperti cerita, hikayat, dongeng, legenda, babad, lagu, kerajinan tangan, tarian, kaligrafi, dan karya seni lainnya.

 

Jangka waktu perlindungan hak cipta

            Dalam hal buku dan semua hasil karya tulis lain, hak cipta berlaku selama hidup pencipta dan terus berlangsung hingga 50 (lima puluh) tahun setelah meninggal dunia (pasal 29 UUHC 2002). Khusus untuk program komputer, sinematografi, fotografi, database, dan karya hasil pengalihwujudan yaitu 50  (limapuluh) tahun sejak pertama kali diumumkan.

 

Hal-hal yang tidak dianggap sebagai pelanggaran hak cipta

            Pada pasal 14 dan pasal 15 Undang-undang Hak Cipta tahun 2002 tentang pembatasan atas Hak Cipta, yang tidak dianggap sebagai pelanggaran Hak Cipta adalah:

Pengumuman dan/atau perbanyakan lambang Negara dan lagu kebangsaan menurut sifatnya yang asli; pengumuman dan/atau perbanyakan segala sesuatu yang diumumkan dan/atau diperbanyak oleh atas nama pemerintah, kecuali apabila hak cipta itu dinyatakan dilindungi, baik dengan peraturan perundang-undangan maupun dengan pernyataan pada ciptaan itu sendiri atau ketika ciptaan itu diumumkan dan/atau diperbanyak; atau pengambilan berita aktual atau seluruhnya maupun sebagaian dari kantor berita, lembaga penyiaran, dan surat kabar atau sumber sejenis lain, dengan ketentuan sumbernya harus disebutkan secara lengkap.

Disamping itu hal lain yang tidak dianggap sebagai pelanggaran hak cipta, dengan syarat menyebutkan sumbernya adalah: (1) penggunaan ciptaan pihak lain untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah dengan tidak merugikan kepentingan yang wajar dari pencipta; (2) pengambilan ciptaan pihak lain, baik seluruhnya maupun sebagian, guna keperluan pembelaan di dalam  atau di luar, ceramah yang semata-mata untuk tujuan pendidikan dan ilmu pengetahuan, atau pertunjukan atau pementasan yang tidak dipungut bayaran dengan ketentuan tidak merugikan kepentingan yang wajar dari pencipta; (3) perbanyakan suatu ciptaan bidang ilmu pengetahuan, seni, dan sastra dalam huruf braile guna keperluan para tunanetra, kecuali jika perbanyakan tersebut bersifat komersial; (4) perbanyakan suatu ciptaan selain program komputer, secara terbatas dengan cara atau alat apapun  atau proses yang serupa oleh perpustakaan umum, lembaga ilmu pengetahuan atau pendidikan, dan pusat dokumentasi yang bersifat non-komersial semata-mata untuk keperluan aktivitasnya; (5) perubahan salinan cadangan suatu program komputer oleh pemilik program komputer yang dilakukan semata-mata untuk digunakan sendiri.

 

Open-Access: Pemustaka,  Pustakawan, dan hak cipta

            Ada sudut pandang bahwa dalam sebuah masyarakat informasi anggota masyarakat harus mendapatkan akses secara bebas terhadap suatu informasi dan hasil-hasil penelitian ilmiah. Tetapi yang terjadi sekarang ini masih ada beberapa perpustakaan yang menerapkan aturan-aturan yang harus dipenuhi agar dapat mengakses hasil penelitian dengan alasan menghindari plagiator yang sebenarnya menghambat proses keberlangsungan suatu ilmu, yang apabila ada akar permasalahan yang timbul dalam ilmu baru dapat dirunut kembali melalui akar atau pohon ilmu. Dengan demikian kesatuan ilmu tetap berlanjut sampai kapanpun. Disamping itu masih rendahnya kesadaran para peneliti untuk menyerahkan salinan hasil penelitiannya ke perpustakaan mengakibatkan  hasil penelitian  yang banyak  memerlukan biaya, tenaga, dan waktu tidak dapat dimanfaatkan secara optimal. Dalam hal ini berarti pemustaka mempunyai hak akses penuh terhadap informasi yang disediakan oleh perpustakaan, baik informasi yang bersifat umum maupun yang bersifat ilmiah, seperti karya ilmiah, prosiding, hasil penelitian, dan sebagainya.

            Penghargaan pada prestasi seseorang dalam dunia akademik dapat diukur dari kontribusi ilmiahnya yang dapat berupa: kegiatan ajar-mengajar, penelitian, konsep gagasan, penulisan artikel, kritik dan lain-lain. (Rujito W. Darwono). Hak intelektual harus diakui dan dihormati, apabila menggunakan karya orang lain harus mengikuti rambu-rambu yang ada.  

           

 

Penutup

            Permasalahan tentang hak cipta memang menjadi permasalahan yang tidak pernah berakhir seiring dengan derasnya arus informasi dan perkembangan teknologi yang cepat. Pustakawan yang mempunyai tanggungjawab terhadap profesi yang disandangnya, diantaranya pustakawan menyediakan akses tak terbatas pada informasi dan pustakawan mengakui dan menghormati hak milik intelektual yang dalam hal ini berkaitan dengan hak cipta, maka pustakawan hanya mampu mereduksi pelanggaran-pelanggan terhadap hak cipta tersebut.

            Ada beberapa cara yang dapat dilakukan  oleh pustakawan dalam melakukan kontrol terkait hak cipta, antara lain:

  • Menyediakan formulir perjanjian antara perpustakaan dan penulis dalam kebijakan hak akses pada karyanya.
  • Menyajikan data bibliografis setiap jenis bahan pustaka
  • Membatasi akses pengguna terhadap dokumentasi tertentu, misalnya hanya bagian tertentu saja yang dapat di-copy atau di-download.

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Abbas-Hamami M. tanpa tahun. Bab X: Etika keilmuan. Fakultas Filsafat UGM,        Yogyakarta.

Adisumarto, Harsono. Hak milik intelektual khusunya hak cipta. Jakarta: Akademika           Pressindo, 1990.

Darwono, Rujito W. Sekilas lintas tentang budaya ilmiah. Sutisning, Vol. 2 September          2007: 211-216.

Ikatan Pustakawan Indonesia. Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga disertai

kode    etik Ikatan Pustakawan Indonesia. [S.l.]: Ikatan Pustakawan Indonesia, 2007.

Kariodimedjo, Dina Widyaputri. Perlindungan dan penegakan hukum hak cipta di   Indonesia. Mimbar Hukum, 18 (2) Juni 2006: 159-292.

Kusumadara, Afifah. Perlindungan program komputer menurut hukum kekayaan    intelektual. Jurnal Hukum dan Pembangunan, 33(3) Juli - September 2003: 383-         395.

Sitompul, Asril. Hukum internet: pengenalan mengenai masalah hokum di cyberspace.       Bandung: Citra Aditya Bakti, 2004.

Sulistio-basuki. Kode etik dan organisasi profesi.

http://consal.org.sg/webupload/forums/attachments/2270.doc

Suprihadi, Eddy. Digitalisasi informasi karya ilmiah dan perlindungan karya

intelektuan.     Makalah seminar Online informasi resource sharing dan digitalisasi karya ilmiah di lingkungan perguruan tinggi di Universitas Malang, 3 Oktober 2005.

Undang-Undang tentang hak cipta No. 19 tahun 2002.

http://www.apjii.or.id/dokumentasi/peraturan/UH_HC_19.pdf

RANCANGAN PROGRAM PUBLIC RELATIONS DI PERPUSTAKAAN PROGRAM DIPLOMA FEB UGM

June 13th, 2008

I. PERMASALAHAN

Sejak dua tahun terakhir Perpustakaan Program Diploma FEB UGM membuat kebijakan baru dalam hal pengembangan koleksi perpustakaan. Salah satunya adalah pengadaan jenis bahan pustaka yang berupa novel, buku-buku ilmiah populer dan buku praktis tentang bisnis, komputer, fotografi, biografi orang-orang sukses dan sejenisnya. Hal tersebut sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

  1. Fungsi edukasi
  2. Fungsi informasi
  3. Fungsi riset
  4. Fungsi rekreasi
  5. Fungsi publikasi
  6. Fungsi deposit
  7. Fungsi interpretasi

Dari ketujuh fungsi tersebut di atas salah satu fungsi yang berhubungan dengan kebijakan baru tersebut adalah fungsi rekreasi, yaitu perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

Pada umumnya image tentang koleksi yang ada di perpustakaan berupa koleksi buku-buku teks sebagai acuan bacaan mata kuliah sehingga pengguna perpustakaan datang ke perpustakaan hanya untuk meminjam buku saja. Setelah mendapat buku yang dimaksud langsung meninggalkan perpustakaan. Akibatnya ada beberapa koleksi yang tidak “terjamah” oleh pengguna karena dianggap tidak relevan dengan mata kuliah. Kondisi tersebut juga terjadi di Perpustakaan Diploma FEB UGM. Pengguna perpustakaan belum semua mengetahui bahwa di perpustakaan ada koleksi yang bersifat rekreasi. Mahasiswa kurang memanfaatkan waktu diantara kegiatan perkuliahan untuk membaca-baca koleksi perpustakaan. Mereka lebih asyik mengobrol yang belum tentu ada manfaatnya.

Rumusan masalah

Bagaimana rancangan program public relations dalam usaha untuk menarik pengguna untuk mengoptimalkan koleksi yang ada di Perpustakaan Program Diploma FEB UGM ?

Analisis situasi

Koleksi perpustakaan yang belum dimanfaatkan secara optimal dapat disebabkan oleh faktor-faktor internal yaitu, perpustakaan kurang mensosialisasikan kebijakan yang baru tentang pengembangan bahan pustaka, perpustakaan kurang tanggap arti pentingnya penyebaran informasi dan terbatasnya sumber daya yang ada baik SDM maupun sarana-prasarana. Sedangkan sebab dari faktor eksternal yaitu, masih rendahnya minat baca di kalangan mahasiswa atau kegiatan perkuliahan yang terlalu padat.

II. PERENCANAAN DAN PROGRAM

Tujuan Program

Meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan pembelajaran sekaligus membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

Sasaran Program

Pihak internal (mahasiswa, dosen dan karyawan) dan pihak eksternal (penerbit, usaha penjilidan dan fotokopi, orangtua/wali, pers)

  • mensosialisasikan kebijakan baru tentang pengembangan koleksi perpustakaan pada pengguna perpustakaan
  • Mengubah image para pengguna perpustakaan tentang koleksi yang disediakan oleh perpustakaan
  • meningkatkan jumlah pengunjung ke perpustakaan sehingga keterpakaian koleksi perpustakaan, baik yang dibaca atau dipinjam dapat diketahui peningkatannya.

III. TINDAKAN DAN PROGRAM KOMUNIKASI

Untuk memperbaiki atau menjaga hubungan perpustakaan dengan pengguna jasa perpustakaan maka perlu disusun tindakan yang mampu meningkatkan penerimaan pengguna terhadap perpustakaan disamping perpustakaan harus melakukan komunikasi dengan pengguna jasa perpustakaan sehingga koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal. Tindakan-tindakan yang dapat dilakukan antara lain:

  • Segera melakukan sosialisasi apabila ada kebijakan baru di perpustakaan
  • Memberitahukan/menginformasikan tentang jenis-jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan
  • Melakukan bimbingan pemakai secara berkala pada pengguna jasa perpustakaan
  • Menyebarkan informasi tentang tambahan koleksi baru di perpustakaan dengan cepat
  • Menempatkan koleksi baru pada tempat yang strategis (mudah terlihat oleh pengguna)
  • Melakukan entri data pada koleksi baru sesegera mungkin agar pengguna dapat mengakses dengan cepat dan tepat
  • Memelihara jajaran koleksi pada tempat yang tepat (sesuai klasifikasinya)
  • Bersedia dengan sukarela membantu pengguna dalam proses temu kembali informasi

Sedangkan komponen strategi komunikasi untuk mendukung program tersebut antara lain berupa:

  • Komunikasi yang bertujuan menginformasikan pengguna perpustakaan tentang tindakan-tindakan yang diambil oleh perpustakaan
  • Komunikasi untuk membujuk pengguna perpustakaan agar mendukung tindakan-tindakan yang diambil.
  • Komunikasi untuk menginstruksikan agar pengguna perpustakaan bertindak sesuai dengan keinginan perpustakaan

Media

Berbagai media komunikasi yang digunakan dapat berbentuk:

  • Brosur
  • Leaflet
  • Katalog pameran
  • Display/Pameran
  • Jurnal internal (newsletter, majalah dinding)
  • Papan pengumuman
  • Daftar tambahan koleksi baru
  • Intranet
  • Banner
  • Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial
  • Laporan berkala
  • Laporan tahunan

IV. EVALUASI PROGRAM

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keefektifan program-program yang dijalankan. Hasil dari program dapat diukur berdasarkan kenaikan jumlah pengunjung dan jumlah peminjam koleksi perpustakaan. Disamping itu dapat juga dilakukan melalui :

  • survey terhadap sikap pengguna jasa perpustakaan,
  • respon terhadap artikel dalam jurnal internal,
  • masukan dalam rapat tim,
  • kuesioner,
  • jumlah hit dalam pengarahan intranet,
  • memantau pemberitaan dari media,
  • dan komunikasi dua arah.
  • kotak saran,

Daftar Pustaka

Gregory, Anne. Public relations dalam praktek. Jakarta: Erlangga, 2005.

Cutlip, Scott M. et.al. Effective public relations. Jakarta: Kencana, 2006.

Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Perpustakaan Perguruan Tingi: buku pedoman. Jakarta: Depdiknas, 2004.

Jefkins, Frank. Public relations. Jakarta: Erlangga, 2003.

Kasali, Rhenald. Manajemen public relations: konsep dan aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Pustaka Utama Grafiti, 2003.

Putra, I Gusti Ngurah. (1998). Manajemen hubungan masyarakat: sebuah survey pustaka. Laporan penelitian FISIPOL UGM, tidak dipublikasikan.

ADULT STILL’S DISEASE

May 1st, 2008

Merupakan jenis penyakit langka, tidak semua orang tahu jenis penyakit ini.  Penyakit ini menyerang sistem kekebalan tubuh hingga menyebabkan kelainan. Sistem kekebalan tubuh terdapat antigen dan antibody. Akibatnya persendian dan organ tubuh yang sehat diserang. Penyakit ini digolongkan penyakit genetik  Karena penyakit genetik gangguan tersebut sebenarnya sudah terjadi sejak lahir, namun baru kelihatan ketika ada faktor pencetus. Faktor pencetusnya antara dapat berupa infeksi, stress, dan kelelahan fisik.
Di Amerika  tingkat prevalensinya bias 6 – 8 per 100 ribu kelahiran sedangkan di Indonesia belum diketahui, karena jenis penyakit ini memang langka. Gejala yang dirasakan adalah sakit yang luar biasa pada sekujur tubuhnya, rasa sakit di setiap persendian, tulang-tulangnya serasa ingin patah, nyeri dan linu.  Suhu tubuh penderita dapat mencapai 40 derajat celcius, nyeri dan bengkak sendi. Selain itu disertai dengan ruam atau bercak berwarna merah. Tetapi ciri khasnya adalah panas mendadak,  kemudian turun secara mendadak pula. Saat panas turun ruam akan hilang dengan sendirinya.
Dalam kondisi tersebut sel-sel darah putih kehilangan kemampuan untuk membedakan antara sel-sel tubuh yang sehat dan bakteri atau virus yang merusak tubuh. Akibatnya sistem kekebalan tubuh penderita penyakit ini justru menyerang jaringan tubuh yang sehat dan menyebabkan peradangan serta nyeri sendi. Kadang dokter memvonis penyakit tersebut tidak dapat disembuhkan dan umurnya tak akan panjang. Pengobatan yang diberikan hanya bersifat meredakan gejala yang dialami, bukan untuk menyembuhkan sebab jika faktor pencetusnya timbul maka akan kambuh lagi.  Di rumah sakit penderita biasanya ditempatkan pada bangsal isolasi supaya tidak terkontaminasi dengan penyakit lain. Tidak ada obat yang dapat diberikan, hanya jenis vitamin dan zat antibodi  saja yang dapat diberikan. Pada umumnya penderita yang mampu bertahan adalah mereka yang  memiliki semangat untuk bangkit dari penyakitnya dan menganggap seolah-olah penyakitnya tidak ada. Pengendalian emosi dan fisik perlu dilakukan oleh penderita jika penyakitnya tidak mau kambuh kembali.

SIRIH MERAH (Piper crocatum)

May 1st, 2008

wiwit423.jpg

“Back to nature”, “herbal” merupakan istilah yang sering kita dengar tatkala membicarakan masalah-masalah yang berkaitan dengan kesehatan atau perawatan tubuh. Setelah jemu membicarakan tanaman hias yang baru saja menjadi trend seperti adenium, agloenema, jenmani, sansivera, dan lain-lain dengan harga yang cukup fantastis bagi orang awam. Sekarang ada tanaman yang mulai dilirik banyak orang, dengan harga   yang terjangkau oleh semua orang. Tanaman tersebut  mempunyai fungsi sebagai tanaman hias sekaligus sebagai tanaman obat, yaitu Sirih merah yang mempunyai nama latin Piper Crocatum. Diberi nama sirih merah karena dari warna daunnya merah yang membedakan dengan daun jenis sirih lainnya. Rasanya juga lebih pahit.  Daun Sirih sudah biasa dikonsumsi oleh para nenek yang tinggal di pedesaan. Bagi mereka yang rutin mengkonsumsi daun sirih (”nginang”) pada umumnya   mempunyai gigi yang awet dan kuat. Disamping itu khasiat tanaman cantik bernama sirih merah  ini memang mencengangkan banyak orang. antara lain untuk mengobati diabetus millitus, tumor, juga berkhasiat menyembuhkan penyakit jantung koroner, asam urat, hipertensi, peradangan organ tubuh (paru, ginjal, hati, dan pencernaan), antibiotik, serta luka yang sulit sembuh.

Sebenarnya masyarakat kita sudah banyak merasakan manfaat tanaman lokal, seperti sirih merah, seharusnya ketergantungan pada obat-obat impor atau obat produk industri farmasi dapat dikurangi. Tetapi ada beberapa hal yang menyebabkan obat lokal kurang dikenal oleh masyarakat, antara lain (1) sudah kuatnya jaringan industri obat dari pabrik farmasi, apotik, rumah sakit, dan dokter; (2) masih kurangnya penelitian ilmiah tentang khasiat obat tradisional; (3) kurangnya sosialisasi penggunaan obat tradisional. Masyarakat memperlakukan obat lokal/tradisional hanya sebagai pengobatan alternative, artinya apabila obat dari industri farmasi tidak menyembuhkan, mereka baru mencari alternative untuk menggunakan obat tradisional. Walaupun kenyataannya sebagian masyarakat yang menggunakan obat lokal langsung sembuh, tanpa mencoba dulu obat dari industri farmasi.

Tanaman ini sebenarnya dapat tumbuh subur apabila ditanam langsung pada tanah maupun dalam pot. Hindari cahaya langsung matahari yang terlalu banyak.  Ia tidak menyukai panas maupun air yang berlebihan. Tanaman ini cukup disiram satu kali sehari, Sirih merah dapat diperbanyak melalui cangkok. Media yang digunakan berupa pupuk kompos yang dimasukkan dalam plastik bekas minuman aqua gelas. Karena tanaman ini biasanya tumbuh menjalar, maka satu batang saja dapat diberi  2 – 3 plastik bekas yang telah diberi kompos. Semprot media cangkok satu kali sehari, dalam waktu 2—4 minggu, anakan sirih merah sudah bisa dipisahkan dari tanaman induknya.

NOVEL AYAT-AYAT CINTA

April 3rd, 2008

Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi pada umumnya berupa koleksi yang mendukung kegiatan belajar mengajar, seperti buku-buku yang menjadi acuan mata kuliah. Disamping menyediakan koleksi pendukung kegiatan perkualiahan, sebaiknya perpustakaan juga menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif, seperti novel dan sejenisnya. Membaca jenis koleksi tersebut akan mengurangi rasa jenuh setelah  mengikuti kegiatan perkuliahan. Sebagai contoh Novel Ayat-Ayat Cinta, jenis novel pembangun jiwa karya Habiburrahman El Shirazy alumnus Universitas Al AZhar Kairo menjadi best seller di tanah air.

Dari cerita novel tersebut kemudian dibuat film dengan sutradara Hanung Bramantyo. Film tersebut ditayangkan secara serentak di seluruh Indonesia mulai tanggal 28 Februari 2008. Film tersebut mendapat simpati yang luar biasa dari berbagai kalangan, dari kalangan remaja hingga orang tua, bahkan anak-anak sudah hafal soundtrack lagu dari film tersebut. Penulis novel berhasil mempengaruhi imajinasi para pembacanya dengan menggambarkan latar sosial budaya Timur Tengah dengan sangat hidup. Menyajikan cinta dari sudut pandang keagamaan yang dikemas secara menarik dan tidak kaku.

Apabila kita melihat film yang diangkat dari suatu novel dibandingkan apabila kita membaca novelnya, tentu akan mempunyai nilai rasa yang berbeda. Alur cerita dari membaca biasanya kelihatan lebih dramatis dan karakteristik tokohnya lebih detail.
Oleh karena itu Koleksi novel perlu disediakan di perpustakaan, selain berfungsi sebagai bacaan yang bersifat rekreatif koleksi novel juga dapat mendorong tumbuhnya minat baca. 
 

DENDA BUKU

April 3rd, 2008

Peraturan yang diberlakukan hampir setiap perpustakaan tentang keterlambatan mengembalikan buku adalah dikenakannya sanksi denda. Besarnya denda yang harus dibayar sangat beragam, mulai dari Rp. 100,00 sampai dengan Rp. 5.000,00. Masing-masing perpustakaan mempunyai tujuan sendiri-sendiri dalam mementukan besarnya denda.

Pemberian sanksi denda yang kecil sering dimanfaatkan oleh pengguna, dengan meminjam buku lebih lama atau memang disengaja meminjam buku selama satu semester karena denda yang harus dibayar lebih kecil dari pada harga buku. Perputaran buku untuk dipinjam kembali oleh peminjam lain sangat lambat sehingga banyak pengguna yang merasa dirugikan.
Oleh sebab itu agar buku dapat digunakan secara bergantian oleh pengguna yang membutuhkan dan untuk melatih kedisiplinan pengguna, maka diterapkan sanksi denda yang tinggi bagi pengguna yang terlambat mengembalikan buku.

Perpustakaan Diploma FEB UGM mulai September 2006 memberlakukan sanksi denda sebesar Rp. 5.000,00/hari per buku yang sebelumnya Rp. 100,00/hari perbuku. Dari data statistik yang ada menunjukkan bahwa dengan diterapkannya sanksi denda yang tinggi ternyata mampu mengurangi jumlah pengguna yang terlambat mengembalikan buku. Jumlah peminjam tetap meningkat pada setiap tahunnya. Dengan demikian sanksi denda yang tinggi diharapkan buku dapat dipinjam secara merata oleh pengguna yang membutuhkan.

Ada beberapa tips untuk menghindari sanksi denda buku, antara lain:
1. Sediakan catatan khusus untuk mencatat buku-buku yang dipinjam di perpustakaan. Usahakan catatan tersebut memuat informasi tentang judul buku, pengarang, kode perpustakaan tempat meminjam buku dan tanggal kembali. 2. Selalu mengecek jumlah pinjaman setiap kali berkunjung ke perpustakaan. Tanyakan kepada petugas perpustakaan apabila tidak tersedia pangkalan data untuk melakukan pengecekan sendiri. 3. Biasakan menempatkan buku tulis dan buku teks secara terpisah pada meja belajar anda. Buku yang dipinjam di perpustakaan biasanya ada label sehingga akan kelihatan lebih jelas antara buku milik sendiri dengan buku perpustakaan. 4. Apabila pada meja belajar anda terdapat kalender, berilah tanda pada tanggal tertentu, kapan anda harus mengembalikan buku. Pemberian tanda dapat menggunakan pensil . Setelah buku dikembalikan tanda tersebut dapat dihapus dengan karet penghapus, yang berarti anda telah mengembalikan pinjaman buku perpustakaan. 5. Bagi yang memiliki handphone manfaatkan menu kalender. Lakukan setting hari, tanggal, dan jam kapan anda harus mengembalikan buku. Aktifkan alarm untuk mengingatkan. 6. Biasakan diri untuk berdisiplin terhadap segala hal, termasuk dalam mengembalikan buku perpustakaan.

VALIDITAS INFORMASI DATA BUKU DI PERPUSTAKAAN

August 13th, 2007

Pada umumnya Perpustakaan Perguruan Tinggi sudah melakukan otomasi perpustakaan atau penggunaan komputer dalam kegiatan perpustakaan. Salah satunya, tersedianya OPAC (On-line Public Access Catalogue) atau sering disebut katalog terpasang atau katalog elektronik. Melalui OPAC ini diharapkan temu kembali informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.  Pengguna dapat menemukan sumber informasi yang tersimpan dalam rak penyimpanan melalui pendekatan nomor pangil dan kelompok klasifikasi atau kategorisasi.

Melalui OPAC yang tersedia,  pengguna dapat melakukan penelusuran dengan mengetikkan judul atau nama pengarang dari sumber informasi yang butuhkan. Apabila perpustakaan memiliki koleksi yang dimaksud oleh pengguna, biasanya pada hasil penelusuran ditampilkan kode lokasi sumber informasi disimpan, jumlah eksemplar yang dimiliki perpustakaan, dan status buku yang menunjukkan buku pada status sudah terpinjam atau belum terpinjam. Apabila status buku belum terpinjam semestinya buku dapat diketemukan dengan mudah pada rak. Namun demikian yang terjadi pada beberapa perpustakaan yang telah menyediakan sistem temu kembali informasi dengan OPAC sering dijumpai data yang terdapat pada OPAC tidak sesuai dengan kondisi buku yang ter dapat di rak. Hal tersebut dapat disebabkan oleh : (1) Penyusunan buku (shelving) pada rak kurang teliti yang menyebabkan ada beberapa buku masuk pada rak yang bukan kelompoknya. Setelah membaca buku di Perpustakaan kadang-kadang penguna mengembalikan sendiri pada rak dan tidak memperhatikan dimana buku tersebut harus ditempatkan kembali sesuai kelompoknya. (2) Rak yang ada sudah penuh. Idealnya rak diisi oleh 2/3 buku sehingga mempermudah dalam melakuka shelving. (3) Jarang dilakukan stock opname, yaitu mengecek kembali data buku yang ada dengan fisik buku. Kegiatan ini dilakukan dengan menyesuaikan kegiatan perkuliahan agar tidak mengganggu mahasiswa yang ingin membutuhkan buku. (4) Kekurang telitian pustakawan dalam melakukan entri data, menyebabkan data yang disediakan kurang akurat.